Referat für Finanzen

(english translation und einfache Sprache in Bearbeitung)

Hallo und willkommen beim Finanzreferat! Wir sind der Teil des AStA, der sich um die Verwaltung der studentischen Gelder kümmert. Das bedeutet, dass wir den Überblick über die Gelder im Haushaltsplan haben und dass wir die Finanzplena und die Kassenstunden organisieren, wo wir eure Finanzanträge für studentische Projekte bearbeiten und abrechnen. Hier findet ihr alle Infos in Kürze.

Falls nach dem Lesen noch fragen übrig sind, schreibt uns an finanzen@ ash-berlin.eu 

Übersicht

  1. Um welche Gelder geht es?
  2. Wie stelle ich einen Finanzantrag?
  3. Wie läuft ein Finanzplenum ab?
  4. Mein Antrag wurde bewilligt, was jetzt?
    • 4.1. Kassenstunde
    • 4.2. Überweisung
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1. Um welche Gelder geht es?

Ein Teil eurer Semestergebühren fließt in die studentische Selbstverwaltung. Dieser Betrag ist immer in eurer Rückmeldeaufforderung unter „Studierendenschaftsbeitrag“ aufgeführt. Wir, eure gewählten studentischen Vertreter*innen, erstellen einen Haushaltsplan und verwalten damit diese Gelder. Das StuPa beschließt in Zusammenarbeitunsere Haushaltspläne. Zusätzlich prüft ein Wirtschaftsprüfungsunternehmen unsere Buchhaltung.

Ihr könnt das Geld für Veranstaltungen (z.B. Honorare, Druckkosten) usw. beantragen. Wichtig ist, dass die Veranstaltungen einen Bezug zu der Studierendenschaft der ASH haben. Wir können grundsätzlich keine Individualförderung vornehmen. Finanzanträge können im Regelfall bis 300€ bewilligt werden. Grundsätzlich gilt: Der AStA kann nur solche Anträge bewilligen, die sich im Rahmen der in § 18 Abs. 2 BerlHG niedergelegten Aufgabenzuweisung bewegen.

Rückmeldeaufforderung fürs SoSe 2023

2. Wie stelle ich einen Finanzantrag?

Um Gelder für eine Veranstaltung oder ein studentisches Projekt zu bekommen müsst ihr diese beim AStA beantragen. Das macht ihr mit einem Finanzantrag, den ihr dann dem AStA im Finanzplenum vorstellt. Im Finanzantrag steht welche Gelder ihr warum wofür braucht. „Hier“ und an der Tür des AStA Raums 016 findet ihr den Vordruck für einen Finanzantrag.

Bitte füllt ihn genau aus und  achtet drauf, dass der Antrag für uns gut leserlich ist. Wie ein Finanzantrag aussehen kann und was genau in welches Feld muss findet ihr „hier“. Der Antrag muss mindestens eine Woche vor dem Finanzplenum bei uns im (E-mail) Postfach landen, damit bei Bedarf Rückfagen geklärt werden können. Schickt uns den Antrag gerne bevorzugt per Email. Anternativ könnt ihr den Finanzantrag auch in unsere Briefkästen an der ASH einschmeißen (vor dem Raum 019 oder im dritten Stock 3-049) oder uns den Antrag per Post zuzuschicken, an diese Adresse:       

  • AStA ASH   
  • Finanzreferat   
  • Alice Salomon Platz 5   
  • 12627 Berlin

Achtet darauf dass ihr selbst auch eine Kopie/ Foto/… des Finanzantrags behaltet!

3. Wie läuft ein Finanzplenum ab?

Beim Finanzplenum können die Finanzanträge, die zuvor eingereicht wurden beim AStA vorgestellt werden. Ein Finanzplenum findet normalerweise einmal im Monat im AStA Raum der ASH statt. Die aktuellen Termine findet ihr in der Spalte rechts (bzw. ganz unten in der Handy-Ansicht). Hier kommen Vertreter*innen des AStA zusammen, um darüber zu entscheiden welche Finanzanträge in welcher Summe bewilligt werden.
Wenn ihr euren Finanzantrag in einem Finanzplenum vorstellen möchtet ist es wichtig, dass ihr:

  • den Antrag mind. eine Woche vorher beim Finanzreferat eingereicht habt
  • euren Antrag möglichst ausgedruckt dabei habt
  • wisst von welcher Emailadresse der Antrag abgeschickt wurde
  • euch vorher in einen Zeitslot eingetragen habt

Im Flur vor dem AStA Raum könnt nochmal das Procedere nachlesen. Sobald ihr dran seid, werdet ihr reingebeten. Setzt euch, nehmt euch gerne einen Snack und stellt uns euren Finanzantrag vor, den ihr dabei habt. Danach haben Personen aus dem AStA, als auch ihr nochmal die Möglichkeit nachfragen zu stellen.

Zur Kommunikation/ Barrieren:
  • Wir sprechen deutsch und englisch. Wenn ihr den Finanzantrag gerne auf einer anderen Sprache vorstellen möchtet und keine*n Dolmetscher*in dabei habt, schreibt uns eine Mail, wir finden eine Lösung.
  • Der AStA Raum ist stufenlos zugänglich und im Gebäude befinden sich Toiletten im Keller und im 1. OG. Bei Bedarf können eure Kinder mitkommen. Falls ihr weitere Fragen zu Barrieren und dem Finanzplenum habt schreibt uns gerne an finanzen@ash-berlin.eu. 

4. Mein Antrag wurde bewilligt. Was jetzt?

Wenn ein Antrag bewilligt wurde, gibt es zwei Möglichkeiten: Ihr könnt euch das Geld entweder überweisen lassen oder ihr holt es in Bar bei der nächsten Kassenstunde ab. 

4.1. Kassenstunde

Kassenstunden finden grundsätzlich einmal im Monat statt, die Termine stehen in der Spalte rechts. Innerhalb eines laufenden Kassenjahres können wir eure Anträge bei jeder Kassenstunde abrechnen. Bringt unbedingt eure Antragsnummer, die Originalbelege und wenn möglich, den Antrag in Papierform mit.

4.2. Überweisungen

Um euch das Geld überweisen zu können, brauchen wir die originalen Belege. Schickt uns diese zusammen mit einer Bitte zur Überweisung, der Antragsnummer und den Kontodaten per Post oder schmeißt sie in einen der Briefkästen an der ASH (vor dem Raum 019 oder im dritten Stock 3-049).

Wir können nur auf das Konto der Person überweisen, die auch den Antrag gestellt hat, oder an Menschen vom Honorarvertrag.

Das ist unsere Postadresse:

  • AStA der ASH Berlin
  • Finanzreferat
  • Alice-Salomon-Platz 5
  • 12627 Berlin

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Liebe Grüße,
euer Finanzreferat
finanzen at ash-berlin.eu

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Hello and welcome to the Finance unit in AStA! We are the part of the AStA that takes care of the administration of student funds. This means that we keep track of the money in the budget and that we organize the financial plenary and the cash hours, where we process and settle your financial requests for student projects. Here you will find all the info in a nutshell.

If you still have questions after reading this, please write us at finanzen@ ash-berlin.eu. 

Overview

  1. Which funds are involved?
  2. How do I submit a financial request?
  3. How does a finance plenum work?
  4. My application was approved, what now?
    • 4.1. Cash hour
    • 4.2. bank transfer
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1. Which funds are involved

A part of your semester fees goes to the student self-administration. This amount is always listed in your re-registration request under „Studierendenschaftsbeitrag“. We, your elected student representatives, create a budget and manage these funds. The StuPa decides our budgets in cooperation. In addition, an auditing company audits our accounts.

You can apply for the money for events (e.g. fees, printing costs) etc… It is important that the events are related to the ASH student body. In principle, we cannot provide individual funding. Financial applications can usually be approved up to 300€. As a general rule, the AStA can only approve applications that are within the scope of the allocation of tasks set out in § 18 para. 2 BerlHG.

Rückmeldeaufforderung SoSe 2023

2. How do I submit a financial application?

In order to receive funds for an event or a student project, you must apply to the AStA. You do this with a financial application, which you then present to the AStA in the finance plenum. In the financial application it says what money you need, why and for what purpose. „Here“ and at the door of the AStA room 016 you will find the form for a financial application.

Please fill it out carefully and make sure that the application is readalbe for us. How a financial application can look like and what exactly has to be filled in which field you can find „here“. The application must arrive in our mailbox at least one week before the financial plenary so that we can clarify any questions. Please send us the application preferably by email. Alternatively, you can drop the application in our mailboxes at ASH (in front of room 019 or on the third floor 3-049) or send it by mail to this address:

  • AStA der ASH      
  • Finanzreferat
  • Alice Salomon Square 5      
  • 12627 Berlin

Make sure that you also keep a copy/photo/… of the financial application!

3. How does a finance plenum work?

At the financial plenum, the financial applications that were previously submitted to the AStA can be presented. A financial plenary usually takes place once a month in the AStA room at ASH. You can find the current dates in the column on the right (or at the bottom in the mobile view). Representatives of the AStA meet here to decide which financial applications will be approved and in which amount.If you want to present your financial proposal in a financial plenum, it is important that you:

  •  have submitted your application to the finance department at least one week beforehand
  • have your application printed out if possible
  • know from which email address the application was sent
  • have registered in a time slot beforehand

In the hallway in front of the AStA room you can read the procedure again. As soon as it is your turn, you will be invited in. Sit down, have a snack and present your financial proposal that you have with you. Afterwards people from the AStA as well as you will have the opportunity to ask questions.

Communication/ Barriers:

We speak German and English. If you would like to present the financial proposal in another language and don’t have an interpreter with you, please send us an email and we will find a solution. 

The AStA room is accessible without steps and there are toilets in the basement and on the first floor. If necessary, your children can come with you. If you have any further questions about barriers and the financial plenary, feel free to write to us at finanzen@ash-berlin.eu. 

4. My application was approved. What do I do now?

If an application has been approved, there are two possibilities: You can either have the money transferred to your account or you can collect it in cash at the neOnce an application has been approved, there are two options: You can either have the money transferred to you or you can pick it up in cash at the next cash hour. 

4.1. Cash hour

Cashiering hours take place once a month, the dates are listed in the column on the right. Within the current cash year we can settle your applications at every cash hour. Be sure to bring your application number, the original receipts and, if possible, the application in paper form.

4.2. Bank transfer

In order to transfer the money to you, we need the original receipts. Send them to us together with a request to transfer the money, the application number and the account details by mail or drop them in one of the mailboxes at ASH (in front of room 019 or on the third floor 3-049).

We can only transfer to the account of the person who also submitted the application, or to people from the fee contract.

This is our mailing address:

  •  AStA der ASH Berlin
  • Finanzreferat   
  • Alice-Salomon-Platz 5   
  • 12627 Berlin

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Kind regards,
your finance team